電話が苦手な私が電話を掛けるタイミングと、気をつけていること

イメージ写真:「電話が苦手な私が電話を掛けるタイミングと、気をつけていること」

本日は、「Webディレクション Advent Calendar 2015」2日目の記事を書きます。

Webディレクション Advent Calendar 2015
http://www.adventar.org/calendars/898

普段やっているお仕事

さて、「Webディレクション」に関する記事を書いていくわけですが、私が普段「Webディレクション」をやっているかというと、メイン業務でやっているわけではありません。
肩書は「Webクリエイター」で、Webデザイン、コーディング、CMS構築や、紙媒体のデザイン、イラストを描いたりしています。
「Webディレクション」としては、小さな会社なためお客さんから直接お話を伺って提案をしたり、たまに外注先へお仕事をお願いすることがあるくらいですので、大目に見ていただけますと幸いです。

嫌われがち(※私個人比)な「電話」

「電話が苦手」というお話を聞くことがあります。
かく言う私も電話が苦手です。できることならもくもくとパソコンに向かい、独り言をブツブツ言いながら作業をしていたい…w

それに、電話は、相手の時間に突然割り込んでいくので、あまり好きではありません。
すっごく集中しているときに電話がかかってきて集中が途切れることは「あるある」ですねw

また、「電話」は「言った言わない」が発生してしまうデメリットもあります。これは大きなトラブルの元です。気をつけたい。

それでも、「電話」を使わなければならないときもある。

今日の記事では、電話が苦手な私が、「電話をした方が良い」と判断するポイントを紹介していきます。

たくさんある便利なツールたち

インターネットが普及してから、便利なツールがたくさん出ています。
今、私がお仕事で使っているWebサービスは、「ChatWork」「サイボウズLive」「Facebookメッセージ」「Skype」「メール」「Backlog」…などです。

正直、電話をしなくても意思疎通が図れます。

「電話」の良いところ

もちろん、上記ツールで相違なく意思を伝え・受け取ることができる人は十分です。しかし、インターネットやパソコンに詳しくない人、文章で自分の考えを伝えることが苦手な人はたくさんいます。(私も文章で伝えるのは苦手ですw)

その点、「電話」は相手声の調子がわかるので、「相手が今どんな気持ちなのか」を想像しやすくなります。つまり、お互いの考えを確認するのにも、ニュアンスが伝わりやすく、比較的ではありますが意思の相違が防げると感じています。

私が「電話」を使うタイミング

さて、ここまで「電話」の悪いところと良いところを書きました。(個人的な考えですが)

悪いところもあるし、人によっては私と同じく「電話苦手。メールで返事して」と思っている人もいるので、やたら「電話」を多用しないようにしていますが、そんな私が「電話」を選択する場合をまとめてみました。

相手の人がパソコンやインターネットに苦手意識を持っているとき

これはもちろんですよね。
相手の人が苦手なツールだけで連絡をするのは、相手にとってのストレスになってしまいます。さらに、苦手意識から確認や返事が遅くなることもあります。
「今ほどメール送信しましたので、お時間があるときに確認をお願いします。」の一言電話するだけでも十分だと思います。

相手が怒っているとき

この場合も、もちろんです!
相手から怒りの連絡をもらったツール(メールなど)での返信もしつつ、電話でもお詫びします。距離や怒りの度合いによっては、会いに行ったほうが良い場合もありそうです。
友達や彼氏彼女が怒っていたら、電話しますよね?そして会いに行くと思います。同じことだと思います。

不安を抱いている感じがしたとき

相手の「不安」を感じたら、すぐに電話をします。
直接声を聞いて、話をして、不安を解消してもらう。
不安を抱えたままお仕事をお願いするって、すっごく怖いと思うんです。お金もかかっていますし。
不安などのマイナス感情はできるだけ解消して、お互いが気持ちよく仕事したいと思っています。

質問が多く、説明するのに長文を書く必要があるとき

多くの文字を書くと、どんなにわかりやすくても、長文というだけで読んでもらえない場合があります。(質問の回答に対して、さらに質問がきたりね。)
「電話」を使って詳細の説明をすることで、「文章」では簡潔に要点をまとめることもできます。結果、時間の短縮にもなりすることも。

「電話」を使うときのマナーに気をつける

ここまで、「電話のススメ」を書きましたが、「電話」は、最初に書いたとおり、「相手の時間に突然割り込んでいく」ことがあります。どんなタイミングで電話をされると困るのか事前に確認できれば一番良いですが、完全に相手の時間を把握することは不可能です。
電話をかけたとき、最初に相手の時間を確認するちょっとした気遣いで、気持よく電話することができるのではないかと思います。

当然のことながら、業務時間外は避けたほうが良いです。業種によってはお昼の時間帯などは避けた方が良いですし、どうしても都合が合わない場合は、「メール」などの他のツールを使った方が良いこともあります。

「電話」のデメリットをフォローする

「電話」で一番怖いのは、最初に書いた「言った言わない」が発生することです。
このデメリットをフォローするために、大切なことは必ず「メール」などの文章が残る方法でフォローするようにしています。

場所や状況で最適な道具を使い分ける。

「電話」についていろいろご紹介してきましたが、「100%電話はダメ!」という人もいます。当たり前ですが、相手に合わせたツールの選択が重要です。

適材適所で、ツールを見極めて、お互いにハッピーになれる仕事を心がけていきたいです。

以上が、「電話が苦手な私が電話を掛けるタイミングと、気をつけていること」でした。


投稿者名 なちこ 投稿日時 2015年12月02日 | Permalink